Autor(es): Monica Di Blasio, Jefferson da Silva Araujo, Ana Paula de Souza Albano, Tatiana Cristina Ortiz de Camargo, Carolina Fernanda da Silva, Juliana Asbahr Ferraz, Pedro Luis da Silva, Italo Rezende Ferreira de Carvalho, Vandalis Giansante, Vinicius Rossi Niero, Leticia Nardy de Vasconcellos, Oswaldo dos Santos Fonseca, Everaldo Leme da Silva, Lucas Henrique Coutinho, Newton de Almeida Prado Junior; Diretoria Geral da Administração

Resumo: Utilização de processo digital a partir dos módulos do SIAD, com redução do tempo de trabalho e eliminação da necessidade de impressão de documentos para anexar nos processos em papel. Descrição resumida: Por toda a extensão dos módulos presentes nos sistemas administrativos desenvolvidos pela área de TI da DGA ocorre a produção de documentos que devem constar nos processos existentes na Universidade. A inclusão desses documentos era feita imprimindo-os e em seguida encaminhando o processo fisicamente com esses documentos para assinatura de um responsável. Com o início da pandemia e necessidade do distanciamento e trabalho remoto, tornou-se urgente a utilização de processos digitais através dos sistemas que compõe o SIAD para eliminar a necessidade de vir ao local para imprimir, anexar o documento ao processo de pasta azul e encaminhar para o responsável. A primeira solução dada foi a inclusão desses documentos manualmente no SIGAD, sendo necessário ainda, digitalizar esses documentos após sua assinatura e inseri-los no processo correspondente. Mas não foi uma solução efetiva, pois onerou ainda mais o trabalho dos usuários. Diante desse cenário, foi criada a iniciativa para viabilizar a juntada de documentos produzidos pelo SIAD no processo digital de forma transparente, online e segura. Como resultado dessa iniciativa, novas funcionalidades foram criadas nos diferentes módulos do SIAD que permitiram: inclusão automática dos documentos gerados nos processos digitais, permissão para assinar esses documentos a partir do SIAD, visualização dos documentos que compõem o processo, etc. Todas essas funcionalidades otimizam o trabalho dos usuários, pois não necessitam mais acessar o SIGAD para essas ações. Graças a essa integração não é mais necessário imprimir documentos para revisão ou qualquer outro tipo de conferência, diminuindo custos de impressão. Além do resultado econômico, também houve ganhos no que diz respeito à consistência e integridade dos processos, tendo em vista que os documentos necessários e obrigatórios são juntados de forma automática e na ordem correta, eliminando riscos relacionados a fatores humanos, como “esquecimento”, por exemplo. Resultados: Envio de documentos ao processo digital sem necessidade de impressão e utilização da pasta azul; - Integração dos sistemas que compõe o SIAD com o SIGAD, permitindo que documentos sejam anexados ao processo de forma transparente ao usuário; - Sustentabilidade, uma vez que reduziu a impressão de documentos para anexá-los ao processo de capa azul; - Visualização dos documentos dos processos a partir dos módulos do SIAD; - Garantia da consistência e integridade do processos, tendo em vista que os documentos são juntados de forma automática e na ordem correta.

Palavras-Chave: Documentos; Sistemas digitais

Notas: Vencedor 9º colocado - menção honrosa Dimensão: O projeto atendeu ao Objetivo Estratégico Unicamp Digital, nas necessidades imediatas geradas pela pandemia e também para as futuras demandas. Abrangência: Todos os usuários dos sistemas: - Compras; - Recebimento; - Orçamento e Execução de Despesa; - Liquidação de Despesa; - Execução Financeira; Replicabilidade: Todas as Unidades / Órgãos que utilizam o SIAD tem acesso à solução. Foi criado um componente específico para viabilizar a integração que pode ser compartilhado e usado como inspiração pelas diferentes TIs das unidades/órgãos. Eficácia: Reduziu o número de etapas necessárias para inclusão de um documento ao processo digital, uma vez que, a partir do próprio módulo do SIAD, o documento é enviado ao SIGAD. Redução de custo: A implantação da integração do SIAD com o SIGAD gerou economia na utilização de papel e tonner de impressora, uma vez que não é mais necessário imprimir documentos para envio ao SIGAD. Também reduziu o tempo de trabalho, uma vez que o envio e exclusão de documentos no SIGAD podem ser feitos diretamente no módulo do SIAD. Redução de tempo: Considerando tempo necessário para impressão, assinatura, juntada ao processo físico e principalmente tramitação desses processos, o que envolve deslocamento físico. A implantação dessa solução reduz esse tempo de forma significativa, ao custo de alguns cliques. Integração: Trabalho da equipe de TI da DGA juntamente com as áreas de negócio e TI do SIGAD.

Descrição Física: 1 recurso online (1 p.) il., digital, arquivo PDF

Imprenta: Campinas, SP: Unicamp, 2022