Autor(es): Maria Aparecida Forti, Andressa Cristiani Piconi, Maria Amelia Ferreira Viaes, Cirlene Domingues, Rodrigo Lizardi de Souza, Cassia de Paula Moreira Coghi, Rafaela Basso, Aline Rodrigues da Silva, Janaina Andiara dos Santos, Rosemeire Aparecida de Oliveira Veglia, Paulo Henrique Dionysio Pinto, Leonardo Jose Schimidt da Silveira; Sistema de Arquivos da Unicamp

Resumo: O projeto SIGAD-Processo Digital teve por objetivo dispor um sistema de apoio às ações de abertura de processos digitais na Unicamp; a produção, a assinatura e a captura de documentos no fluxo das ações de um processo digital; o controle de tramitação entre os diversos órgãos, unidades e instâncias decisórias; a gerência dos processos digitais em um determinado órgão ou unidade; a interoperação com sistemas de informação/negócio para acesso e captura de documentos em processos; e a preparação de funcionalidade para consultas externas/download (Transparência). Por ser um módulo do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD-Unicamp), os processos digitais se relacionam com todos os processos convencionais (suporte papel) gerados pela Unicamp desde 1963, a partir da mesma base de dados e repositório de documentos digitais; além disso, a gestão arquivística é unificada por meio de funcionalidades já existentes no sistema: classificação, arquivamento, destinação, repositório, controle de acesso. Descrição resumida: O SIGAD-Unicamp, implantado em setembro de 2015, em substituição ao Sistema de Protocolo, gerencia documentos arquivísticos em qualquer suporte, produzidos e/ou recebidos pela Universidade no cumprimento de suas competências, nos termos da Resolução GR nº 28/2015, e vem sendo continuamente desenvolvido com atendimento aos padrões do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) do Conselho Nacional de Arquivos, que conferem credibilidade à produção e à manutenção de documentos. Contém dados de registro, trâmite e destinação (eliminação ou guarda permanente) de todos os processos administrativos produzidos pela Universidade (em suporte papel ou em meio digital, desde 1963). Especificamente em relação ao módulo Processo Digital, o projeto iniciou-se com a formação do GT Processo Digital, coordenado pelo SIARQ e integrado por representantes de órgãos da Administração Central e de unidades e órgãos (CGU, DGA, DAC, Educorp, CCUEC e FCM), que validaram requisitos mínimos de sistema informatizado de apoio à produção e gerenciamento de processos digitais e de metodologia de implantação. A partir das decisões destas instâncias, o SIGAD-Unicamp foi incrementado para permitir a autuação de processos digitais; a produção, a inclusão e a assinatura eletrônica de documentos, com requisitos de integridade e de autoria, mediante utilização de login e senha de acesso do usuário ou certificado digital, nos termos da legislação vigente; e o controle de tramitação e acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação e da Lei Geral de Proteção de Dados, entre os diversos órgãos, unidades e instâncias decisórias; e a interoperação com sistemas de informação/negócio para acesso e captura automática de documentos, a partir de uma biblioteca de serviços desenvolvida com apoio da CGU. No que concerne ao plano de implantação do módulo, definiu-se que a transformação dos tipos de processos para o meio digital se daria em duas frentes: por meio de integração transparente com sistemas de informação/negócio, com utilização da biblioteca de serviços de integração; e por meio da interface do próprio SIGAD-Unicamp, através da captura sequenciada de documentos no processo digital. A integração do SIGAD-Unicamp com outros sistemas para a produção de processos digitais iniciou-se em 2018 e, até o momento, temos 18 sistemas integrados e outras integrações em andamento. A transformação por meio da interface do SIGAD-Unicamp, envolveu, num primeiro momento, a implantação das funcionalidades de registro e assinatura de documentos avulsos nas unidades e órgãos, visto que são comuns ao módulo Processo Digital. Esta estratégia, motivada pelas demandas geradas pelas atividades remotas desde março de 2020, em decorrência da pandemia de COVID-19, permitiu que as unidades e órgãos continuassem produzindo documentação com autenticidade no desenvolvimento de suas atividades de rotina, enquanto se aprimoravam no uso de funcionalidades do módulo Processos Digitais. A implantação também se deu com o incremento do manual de usuário do SIGAD-Unicamp, com tópicos sobre os módulos de produção, registro e assinatura de documentos digitais (avulsos e processos); e capacitação de usuários, que compreendeu a elaboração de treinamento via EAD em parceria com a Educorp, com a produção e disposição de tutoriais em vídeo e aulas on-line. Resultados: 1. Consolidação do módulo Atos Administrativos - documentos avulsos; 2. Consolidação da biblioteca de serviços de integração com sistemas de informação/negócio que dispõe de 50 serviços para protocolo, registro, trâmite, captura e assinatura de documentos gerados por estes sistemas, permitindo a constituição de dossiês e processos digitais de forma transparente (automática). Dentre os sistemas que utilizam esta integração temos: a) SIAD - Convênio Digital (DGA); b) SIGA - Sistema de Gestão Acadêmica (DAC); c) RAD - Relatório de Atividades Docente (DGRH); d)SOLICITA - SSP CVND (CGU); e) SIC - Serviço de Informação ao Cidadão (CGU); f) SOLICITA - DOCENTE (CGU); g) PAD-e (PG); h) SIAD - Compras (DGA); i) SIAD - Orçamento & Execução de Despesa (DGA); j) SIAD - Recebimento de Materiais e Serviços (DGA); k) SIAD - Liquidação de Despesa (DGA); l) SIAD - Execução Financeira (DGA); m) SOLICITA - Processos PRPG (CGU); n) SIAD - Documentos Fiscais (DGA); o) SIAD - Contratações (DGA); p) SIGPOD - Sigpod (DEPI); q) SSBeneficios - Sistema Social de Benefícios (GGBS); r) SICI (INOVA). 3. Disponibilização de novas funcionalidades aplicáveis aos processos, dossiês e documentos avulsos digitais, com destaque à assinatura eletrônica – com certificado digital ou login e senha – e à restrição de acesso; 4. Aumento da escalabilidade, enquanto primeiro sistema corporativo a migrar os ambientes da aplicação e do banco de dados para a nuvem, em consonância às políticas e diretrizes institucionais de TIC. A equipe do SIARQ, em parceria com o CCUEC, migrou o ambiente da aplicação do SIGAD-Unicamp para a Nuvem-Unicamp (segundo semestre de 2019) e o banco de dados de DB2 para PostgreSQL, também em ambiente da nuvem (março de 2020); 5. Aumento exponencial no número de usuários ativos: de 2071 em setembro/2017 para 15468 em setembro/2022 (crescimento de 746%); 6. Crescimento significativo da proporção de processos físicos e digitais ao longo dos últimos anos. Em 2022, esta proporção se encontra em 88% digital e 12% papel; 7. Até 05/09/2022 foram produzidos 23550 processos, 8335 dossiês e 12843 avulsos de maneira 100% digital; 8. 669321 assinaturas eletrônicas realizadas, sendo 653912 assinaturas cadastradas e 15409 assinaturas com certificado digital ICP-Brasil (até 05/09/2022); 9. Atualização do manual de usuários com tópicos sobre os módulos de produção, registro e assinatura de documentos digitais (avulsos e processos); 10. Capacitação de usuários, que compreendeu a elaboração de treinamento via EAD em parceria com a Educorp, com a produção e disposição de 48 tutoriais em vídeo e aulas on-line. Até setembro de 2021, foram realizadas 80 oficinas com 2340 participantes; 11. Projeto: Melhoria do cadastro de usuários externos no sistema SiSe. Realizado em parceria com o CCUEC, trata-se do aperfeiçoamento do sistema, em virtude da alta demanda de cadastro de usuários externos à Universidade; este cadastro permite que esses usuários utilizem a assinatura eletrônica do SIGAD-Unicamp, com requisitos de integridade e de autoria, mediante utilização de login e senha de acesso ou certificado digital ICP-Brasil; 12. Integração formal do SIARQ como membro do Conselho de Tecnologia da Informação e Comunicação - ConTIC.

Palavras-Chave: Documentos; Sistemas digitais

Notas: Vencedor 4º colocado - menção honrosa Dimensão: O projeto SIGAD-Processos Digitais fez parte da estratégia corporativa Universidade Digital, presente no Planejamento Estratégico da Universidade (Planes 2016-2020), portanto, havia uma grande expectativa de que todos os processos e demais documentos fossem produzidos, tramitados e gerenciados em meio digital. Neste sentido, o SIGAD-Unicamp já vinha sendo aprimorado e processos digitais já estavam sendo progressivamente produzidos desde 2018, por meio de integração com sistemas de informação/negócio. Com a pandemia da Covid-19 e a adoção de atividades remotas pela Unicamp, em 2020, a urgência e necessidade de tramitar os documentos eletronicamente fez com que a implantação do módulo Processo Digital em toda a Universidade fosse prioridade. Numa primeira etapa, foi implantado em todas as unidades e órgãos o módulo Atos Administrativos, parte integrante do módulo Processo Digital, que incorpora produção, assinatura e gerenciamento de documentos avulsos digitais. Em 23/11/2020 o módulo Processo Digital foi totalmente implantado. Cabe mencionar que, como o módulo já estava em desenvolvimento, ferramentas já consolidadas e disponíveis no ambiente de produção, tais como assinatura eletrônica, captura e gerenciamento de documentos avulsos digitais, permitiram que a tramitação digital dos documentos durante a pandemia fosse possível já no início da suspensão das atividades presenciais. A implantação total do módulo Processo Digital e o oferecimento de capacitação em grande escala consolidou este cenário de transformação digital. O número de usuários aumentou consideravelmente, incluindo usuários externos à Universidade; neste sentido, observamos uma mudança nos perfis de usuários do sistema, que passou a ser utilizado por gerentes, docentes, membros de órgãos deliberativos e agentes de tomada de decisão, na produção de documentos. Ainda, a partir da criação de novos tipos documentais, constatou-se que processos de trabalhos anteriormente não documentados passaram a ser registrados no sistema. A expectativa é que este sistema seja cada vez mais utilizado pelos diversos atores da Universidade e de que mais sistemas sejam integrados, promovendo agilidade nos processos de trabalho. Abrangência: O SIGAD-Unicamp é um sistema corporativo utilizado em todas as unidades e órgãos, portanto, ele abrange toda a Universidade. Alguns números mais precisos: número de unidades de registro de documentos avulsos: 1560; número de protocolos: 1600; número de arquivos: 288; número de usuários: 15468 (em 05/09/2022), incluindo usuários externos à Universidade. Replicabilidade: Componentes relacionados a requisitos de integridade e de autoria, bem como de preservação digital, podem ser replicados em outros sistemas de informação da Universidade, de forma a manter seus dados e documentos autênticos e íntegros por longo prazo, tendo em vista que o SIGAD-Unicamp observa o e-ARQ Brasil. Eficácia: Dado o escopo do projeto SIGAD - Processo Digital, como o disposto no tópico “Descrição resumida”, temos os seguintes fatos e medidas corroborando com a eficácia do projeto: 1) Em pesquisa de satisfação aplicada em 2021, consideramos positivas as impressões dos usuários com a implantação do módulo Processo Digital. O SIGAD-Unicamp foi considerado “um pilar importantíssimo na migração da Unicamp para a gestão digital”. 2) Produção de 23550 processos, 8335 dossiês e 12843 avulsos de maneira 100% digital; 3) 669321 assinaturas eletrônicas realizadas, sendo 653912 assinaturas cadastradas e 15409 assinaturas com certificado digital ICP-Brasil (29/06/2018 a 05/09/2022); 4) Crescimento significativo da proporção de processos físicos e digitais ao longo dos últimos anos. Considerando os processos autuados em 2022, esta proporção se encontra em 88% digital e 12% papel; 5) Solidificação dos parâmetros de controle de acesso, possibilitando a classificação de documentos como público, restrito ou sigiloso, tanto para documentos físicos como para digitais; 6) Aumento do número de usuários ativos: de 2071 em setembro/2017 para 15468 em setembro/2022 (crescimento de 746%); 7) Consolidação da biblioteca de serviços de integração com sistemas de informação/negócio dispondo 50 serviços utilizados, atualmente, por 18 sistemas corporativos. Redução de custo: Destacamos a economia de papel, capas de processos/dossiês e capas plásticas para preservação dos processos/dossiês, físicos, já que a maioria dos documentos produzidos atualmente na Universidade é digital (no que se refere aos processos autuados em 2022, esta proporção se encontra em 88% digital e 12% papel). Segundo dados da DGA/Suprimentos, de 2014 a 2017, houve um gasto em média de R$36.000/ano na aquisição de capas plásticas (PVC). De 2018 a 2022, a média caiu para R$15.000/ano e, desde abril/2022, não há mais aquisições deste material. Com o uso das funcionalidades de gerenciamento de documentos digitais, algumas unidades/órgãos deixaram de utilizar sistemas próprios para este fim, gerando economia ao dispensar a manutenção desses sistemas. Economia com licenças DB2 em decorrência da migração do banco de dados para PostgreSQL (gratuito). Redução de tempo: O módulo Processo Digital contribuiu significativamente para a redução do tempo na produção e na tramitação dos documentos institucionais, principalmente no contexto da suspensão das atividades presenciais, ocorrida devido à pandemia da Covid-19. Ao possibilitar a produção de um processo de maneira 100% digital, desde sua constituição até a assinatura eletrônica, o SIGAD oferece um ganho de tempo exponencial, visto que tais operações são passíveis de serem realizadas sem a necessidade do usuário estar localizado em seu posto de trabalho. A tramitação de documentos claramente foi afetada de forma positiva, pois não há necessidade de aguardar o serviço de expedição, fazendo com que a disponibilização desta documentação seja efetuada com poucos cliques. Além disso, a integração com sistemas de informação/negócio automatizou procedimentos que antes eram feitos manualmente (capturas de documento, indicações de assinatura etc.), conferindo agilidade aos processos de trabalho. São inúmeros os processos de trabalhos da Universidade afetados por esta transformação, a qual confere maior celeridade aos agentes e até mesmo a alteração do processo em si, devido às possibilidades oferecidas pelo módulo, tais como a consulta de documentos públicos ou o trabalho simultâneo por áreas distintas. Integração: O projeto iniciou-se com a formação do GT Processo Digital, coordenado pelo SIARQ e integrado por representantes de órgãos da Administração Central e de unidades e órgãos (CGU, DGA, DAC, Educorp, CCUEC e FCM), que validaram requisitos mínimos de sistema informatizado de apoio à produção e gerenciamento de processos digitais e de metodologia de implantação. Por se tratar de um sistema corporativo, de grande abrangência, e tendo em vista o princípio de trabalho do SIARQ de integrar os usuários na busca de sugestões para melhorar o desenvolvimento e as ferramentas disponíveis, todas as unidades e órgãos, através de usuários do sistema, participaram do aperfeiçoamento do sistema, encaminhando sugestões e melhorias através de canais institucionais. No desenvolvimento da biblioteca de serviços para integração de outros sistemas ao SIGAD-Unicamp, houve a colaboração da CGU. Em relação à funcionalidade de assinatura digital (ICP-Brasil), cabe mencionar que foi customizada para o SIGAD a partir de solução já implementada em sistema da DAC. Houve ainda grande integração com o CCUEC, especialmente pelo uso do sistema SiSe, do sistema para cadastro de usuários externos, pela configuração e hospedagem dos servidores no datacenter corporativo e pela migração dos ambientes da aplicação e do banco de dados do SIGAD-Unicamp para a nuvem (a aplicação migrada para a Nuvem-Unicamp e o banco de dados migrado de DB2 para PostegreSQL, também em nuvem).

Descrição Física: 1 recurso online (3 p.) il., digital, arquivo PDF

Imprenta: Campinas, SP: Unicamp, 2022